Erfolgreich IT-Leistungen auf externe IT-Dienstleister oder in die Cloud verlagern

Nachhaltige Sourcing-Strategien basieren auf klaren Kernkompetenzen der IT.

Der Erfolg von Ausschreibungsvorhaben steht und fällt mit der Qualität der Anforderungen und der sorgfältigen Auswahl des Sourcing-Partners.

Der Erfolg von Ausschreibungsvorhaben steht und fällt mit der Qualität der Anforderungen und der sorgfältigen Auswahl des Sourcing-Partners.

Wir machen IT-Sourcing-Advisory.

Wir machen IT-Ausschreibungsmanagement.

Wir machen IT-Ausschreibungsmanagement.

Slider

Mit professionellem IT-Ausschreibungsmanagement
nachhaltigen Outsourcing-Erfolg sichern

Sie haben eine neue IT-Strategie entwickelt oder die bestehende grundlegend aktualisiert und an die neuen Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens angepasst. Ferner haben Sie im Rahmen einer IT-Sourcing-Strategie die von Ihren internen Kunden nachgefragten IT-Services hinsichtlich Effektivität und Wirtschaftlichkeit überprüft. Im Ergebnis haben Sie IT-Services oder IT-Service-Gruppen identifiziert, die nun im Rahmen von IT-Ausschreibungen erstmalig oder wiederholt ausgeschrieben werden sollen.

Nun geht es darum, die erforderlichen IT-Services am Markt auszuschreiben, die potenziell interessanten Sourcing-Partner zu identifizieren und einen professionellen IT-Ausschreibungsprozess aufzusetzen. Bewusst verwenden wir den Begriff Sourcing- Partner anstelle von Provider. Damit wollen wir verdeutlichen, dass professionelles IT-Ausschreibungsmanagement für eine vertrauensvolle Business-Partnerschaft mit nachhaltigen Erfolgen sorgt.

RfP-Management für eine nachhaltige Outsourcing-Beziehung

Welche Herausforderungen mit einer Ausschreibung von IT-Services verbunden sind

Warum Kunden häufig die Komplexität von Ausschreibungen unterschätzen

Wie unser Sourcing-Framework unseren Kunden hilft, Ihre Sourcing-Ziele zu erreichen

Was die Erfolgsfaktoren
für ein IT-Ausschreibungsprojekt sind

Herausforderungen in der Durchführung von RfP-Prozessen

Trotz zunehmender Reife des Outsourcing-Sektors, berichten in Studien weniger als ein Drittel der Unternehmen von einem „hohen“ Grad der Zielerreichung. Vor allem die angestrebte Service-Qualität wird nur selten erreicht.

Den richtigen Sourcing-Partner zu identifizieren und mit ihm einen fairen und tragfähigen Vertrag zu schließen, ist das Ziel unseres Request-for-Proposal-Advisory für reibungslose RfP-Prozesse. Und das strukturierte Vorgehen ist dabei ganz entscheidend: die Ziele unserer Kunden im IT-Outsourcing sind unterschiedlich, genauso wie die jeweiligen Ausgangssituationen. Daher muss eine Methodik an die Kundenbedürfnisse anpass- und skalierbar sein. Denn eins darf Ihnen im IT-Ausschreibungsprozess nicht passieren: dass Sie den Überblick verlieren und der Sourcing-Partner Sie steuert.

Häufige Fehler beim IT-Ausschreibungsmanagement:

  • nach dem Request-for-Information werden (aus politischen Gründen) nicht die richtigen Kandidaten ausgewählt;
  • Komplexität und Aufwand bei der RfP-Spezifikation werden unterschätzt (und muss dann nach Vertragsunterschrift nachgeholt werden);
  • Informationen (z.B. über Komplexität der eigenen IT-Systeme) sind nicht vorhanden oder werden gar bewusst zurückgehalten;
  • echter Wettbewerb wird verhindert, weil der Informationsvorsprung des aktuellen Partners (Incumbent) nicht ausgeglichen werden (z.B. undokumentiertes Wissen über spezifische Betriebsumgebungen, branchenspezifische gesetzliche Anforderungen);
  • RfP-Prozess (z.B. Fristen) wird von Seiten des Auftraggebers nicht eingehalten oder kurzfristig abgeändert;
  • anstelle einer unternehmensspezifischen Leistungsbeschreibung wird auf ITIL als Standard referenziert und dann oftmals wichtige Entwicklungs- oder Betriebsleistungen “vergessen”

Outsourcing von IT-Vorhaben:
Mit Ardour Consulting den richtigen Partner an der Seite

Unsere einzigartige Ausschreibungsmethodik stellt sicher,
dass Sie im Driver-Seat sitzen

Sparen Sie Ressourcen durch die richtige Planung und den Weitblick unseres Expertenteams. Wir machen den komplexen Prozess einer IT-Ausschreibung greifbar, indem wir klare Ziele, Phasen und Meilensteine definieren. Durch größtmögliche Parallelisierung der RfP-Phasen wird die Projektdauer bestmöglich verkürzt, ohne dabei die Qualität der Ausschreibungsergebnisse, die sehr entscheidend für einen nachhaltigen Outsourcingerfolg ist, zu mindern. Mit unserer Beratung behalten Sie in jeder Phase des RfP-Prozesses den Überblick.

Unser Sourcing-Masterplan für Ausschreibungsvorhaben
erleichtert das Projektmanagement

Unser Ansatz basiert auf einer umfassenden und gleichzeitig flexiblen Methodik (inklusive Tools & Templates). Dabei berücksichtigen wir die Interessen des Kunden und des Sourcing-Partners, um eine nachhaltige Win-Win-Situation für beide Outsourcing-Partner zu schaffen. Ein umfassender und systematischer Anforderungskatalog garantiert eine gleichermaßen fokussierte wie effiziente Bewertung der Angebote und der Dienstleister. Unsere Philosophie ist es, Anforderungen klipp und klar vorzugeben, aber genügend Raum für innovative Ideen der Anbieter zu lassen.

Warum unsere Kunden die Zusammenarbeit mit uns seit vielen Jahren schätzen?

Ganz einfach: Weil wir Erfahrung haben, fair sind und uns immer voll reinhängen.

Unsere Methodik und Vorgehensweise ist praxiserprobt und hielt mehreren kritischen Prüfungen durch Konzernrevisionen hinsichtlich Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Beweisfähigkeit stand.

Vom Einzelvertrag bis zum globalen Big Deal

Wir haben Kunden bei Sourcing-Vorhaben unterschiedlicher Größenordnungen in einer Ausschreibung von IT-Infrastruktur-, Anwendungsentwicklungs- oder Anwendungssupportleistungen begleitet. Ausgewählte Kunden, die wir im Bereich IT-Sourcing unterstützt haben: Daimler, Deutsche Bank, EON Business Services, Stadtwerke München, Axel Springer, um nur einige zu nennen.

Ardour Sourcing-Framework
Arrow
Arrow
1
2
3
4
5
6
7
8
Projekt-Initialisierung

Zielstellung dieser ersten Phase im RfP-Prozess ist es, sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für ein reibungsloses Projektmanagement gegeben sind. Die internen und externen Rahmenbedingungen für das RfP-Projekt werden geschaffen. Oftmals bereitet es den Kunden intern erhebliche Probleme die relevanten Stakeholder aus der IT, dem CIO, den Fachbereichen, dem Einkauf, Informationssicherheit und Rechtsabteilung zusammenzubringen. Wir kennen die Herausforderungen und wissen, wie wir mit wem sprechen müssen und wann Sie einzubinden sind. Mit allen Beteiligten wird eine strukturierte RfP-Strategie entwickelt und abgestimmt. Mit dieser Strategie wird unser Vorgehensmodell “konfiguriert” und an das individuelle Vorgehen des Kunden angepasst.

Leistungen unter anderem

  • Projektplan
  • Abhängigkeitsmatrix zwischen den Aufgabenpaketen
  • Stakeholder Assessment

Tools und Methoden unter anderem

  • Risk-Assessment-Tool mit über 80 vordefinierten Risiken im Sourcing
  • Stakeholder-Assessment-Tool
  • RfP-Strategie-Incubator
Request-for-Information (RfI)

Der Request-for-Information (RfI) ist eine unverbindliche Informationsanfrage, die oft dem eigentlichen RfP vorausgeht. Darin wird eine Skizze des Sourcing-Vorhabens entwickelt, die Terms & Conditions für eine Angebotsanfrage abgestimmt. Darüber hinaus werden Fragen zum Unternehmen des Sourcing-Partners gestellt, um eine erste Vorauswahl geeigneter Partner für den RfP zu treffen.

Leistungen unter anderem

  • Long-List Sourcing-Partner
  • RfI-Dokument
  • RfI-Evaluierung
  • Down-Selection mit RfP-Short-List

Tools und Methoden unter anderem

  • RfI-Requirement-Tool
  • IT-Leistungsmatrix
  • Musterdokumente für Terms & Conditions (Sourcing-Partner-Capabilities)
RfP-Spezifikation

Mit der RfP-Spezifikation werden die Anforderungen für die erforderlichen IT-Services und darunter liegenden Technologien festgelegt. Damit erhalten die Ausschreibungsteilnehmer eine möglichst genaue Vorstellung über die Ausgangssituation, die Ziele und die gewünschten Service-Mengen und -Qualitäten. Auf Basis dieser Informationen können dann die Sourcing-Partner vergleichbare Lösungen und Preiskalkulationen in Ihren Angeboten vornehmen.

Leistungen unter anderem

  • template-basierte Ist-Datensammlung
  • strukturierte Anforderungsliste mit Erwartungswerten
  • Lastenheft, Detailspezifikationen (z.B. Delivery-Modell, Governance-Modell)
  • Vertragsarchitektur
  • Vertragsentwürfe

Tools und Methoden unter anderem

  • Bewertungssteckbriefe je Provider
  • Rollenprofile
  • Bewertungsmodell und -kriterien u.a.
Proposal-Enablement

Mithilfe der Phase Proposal-Enablements sollen die Ausschreibungsteilnehmer auf eine faire und offene Art über die IT-Ausschreibung aufgeklärt werden. Dazu gehören Informationen über das Sourcing-Vorhaben sowie die Zielstellung. Auch ein Kennenlernen der involvierten Mitarbeiter und der Geschäftskultur auf beiden Seiten ist ein wichtiger Baustein in dieser Phase – wird doch schon im RfP das Fundament für eine konstruktive Partnerschaft gelegt und teilweise erprobt. Ein “Sourcing-Partner-Day” soll es den potentiellen Partnern einfacher machen, ein Leistungsangebot zu entwickeln, das die Vorstellungen des Auftraggebers trifft.

Leistungen unter anderem

  • Präsentation für den Sourcing-Partner-Day
  • Zusammenfassung und Beantwortung der RfP-Q&A
  • Evaluation der Kandidaten während des Sourcing-Partner-Day

Tools und Methoden unter anderem

  • Response-Tool
  • Evaluation-Tool
Sourcing-Partner-Evaluation

In der Evaluationsphase werden die Ausschreibungsunterlagen ausgewertet, bewertet und diejenigen Kandidaten ausgewählt, die mit Blick auf die vordefinierten und gewichteten Kriterien als die passendsten Partner erscheinen.

Leistungen unter anderem

  • Evaluationsmatrix und -Leitfaden
  • Anbieterüberblick und Price-Performance-Evaluation

Tools und Methoden unter anderem

  • RfP-Evaluation-Tool
  • Price-Performance-Analysis
  • Statement-of- Compliance (SoC)
Due-Diligence

Zielstellung der Due-Diligence-Phase ist das Verifizieren zweierlei Dinge: das Überprüfen und Bestätigen der Leistungsfähigkeit der Anbieter (Outbound-Due-Diligence) und die gegenwärtige IT-Landschaft mit dem vorhandenen IT-Operating-Modelll sowie den IT-Assets genau zu verstehen (Inbound-Due-Diligence).

Leistungen unter anderem

  • Virtual Data Room
  • Due Diligence Workshops
  • Due Diligence Evaluation
  • Modifizierungen für BAFO

Tools und Methoden unter anderem

  • Due Diligence Workshop Evaluation Tool
  • Due Diligence Methodologien
  • Checkliste für Standortbesichtigung
Best-and-Final-Offer (BaFO)

Nach der Vorauswahl durch den RfP sowie einem weiteren Informationsaustausch in der Due-Diligence ermöglicht das Best-and-Final-Offer (BaFO) eine letzte Abgabe des besten technischen und preislichen Angebots vor der Verhandlung und der finalen Auswahl.

Leistungen unter anderem

  • BaFO-Dokumente
  • Shortlist für die Vertragsverhandlung
  • BaFO-Q&A
  • aktualisierte Price-Performance-Evaluation

Tools und Methoden unter anderem

  • BaFO-Evaluation
  • Price-Analysis
Contract-Negotiation

Ziel der Vertragsverhandlung ist eine faire und belastbare Vereinbarung. Diese soll möglichst den Interessen beider Parteien abdecken und zugleich das Fundament für eine vertrauensvolle Sourcing-Partnerschaft bilden.

Leistungen unter anderem

  • Verhandlungsstrategie
  • verhandelter Vertrag
  • aktualisiertes Business Case und Risk-Portfolio
  • Obligation/Negotiation-Tracking-List

Tools und Methoden unter anderem

  • Verhandlungsstrategie Checklisten
  • Statement of Compliance
  • Obligation/Negotiation-Tracking-Tool

Das macht Ihr IT-Ausschreibungsvorhaben erfolgreich

In einem professionellen Ausschreibungsprozess ermitteln wir durch einen transparenten und fairen Wettbewerb den bestmöglichen Sourcing-Partner. Dabei wenden wir allgemeine Ausschreibungsprinzipien an.

  • Wettbewerbsgrundsatz
  • Transparenzgebot
  • Diskriminierungsgebot
  • Vergabe an fachkundige, leistungsfähige, zuverlässige und gesetzestreue Unternehmen
  • Angemessene Preise
Austausch
Kontinuierlicher Austausch

Während Outsourcing-Lösungen wie Managed-Services, Outtasking oder dienstvertragliche Time & Material-Leistungen nicht von der Stange zu kaufen sind, sind Cloud-Services genau das Gegenteil: hochgradig standardisiert und oftmals nicht verhandelbar. Deshalb ist ein mehrstufiger, integrierter Prozess nötig, in dem der Kunde seine Anforderungen definiert und der Sourcing-Partner schrittweise seine Lösung (zukünftig eine Mischung aus traditionellen Services und Managed-Cloud-Services) entwickelt.

Zusammenarbeit
Vertrauensvolle Zusammenarbeit

Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ist entscheidend für den Outsourcingerfolg. Deshalb sollten Unternehmen schon im Ausschreibungsprozess darauf achten, dass sie einen Sourcing-Partner finden, der auch wirklich zu ihnen passt. Die Sourcing-Beziehung sollte auf Augenhöhe sein, d.h. der Kunde sollte aus Sicht des Sourcing-Partners nicht zu klein sein (C-Kunde), aber auch nicht zu groß (A-Kunde), da sonst der Dienstleister zu abhängig vom Kunden wird.

Die Erfolgsfaktoren im Überblick

Die Grundvoraussetzung für eine gute Ausschreibung sind klare Ziele und Rahmenbedingungen. Denn nur dann kann das weitere Vorgehen effektiv und effizient gestaltet werden.

  • Ziele und Rahmenbedingungen sind klar definiert
  • IT-Services und IT-Service-Levels sind detailliert beschrieben
  • Anforderungen und Auswahlkriterien sind transparent und möglichst interpretationsfrei beschrieben
  • Stakeholder Commitment ist uneingeschränkt vorhanden
  • RfP-Prozess ist definiert und wird auf Einhalten der Compliance überwacht

Ausschreibung von IT-Services – Beschreibung jetzt herunterladen

Laden Sie sich jetzt die Beschreibung unserer IT-Services Ausschreibungen herunter.

Ihre Ansprechpartner bei uns für das Thema RfP und IT-Ausschreibungsmanagement

Haben Sie Fragen zum Thema RfP-Prozess?
Wir stehen für Ihre Fragen oder Anregungen gerne zur Verfügung.

Stellen Sie unsere Sourcing-Advisor vor die Herausforderungen, die aktuell bei Ihnen anstehen und überzeugen Sie sich im Rahmen unserer IT-Management-Beratung selbst von unseren Kompetenzen, Erfahrungen, persönliche Integrität und Aufgeschlossenheit, jeder neuen Kundensituation ziel- und problemlösungsorientiert zu begegnen.

Dr. Jakob Rehäuser

Geschäftsführer

Beratungsschwerpunkte im IT-Sourcing
IT-Infrastruktur-Outsourcing, Application Management Outsourcing, Near- und Offshoring,  Global Delivery Modelle

Kundenauswahl
Daimler, Deutsche Bank, Commerzbank, E.ON

Tony Pfeiffer

Senior Manager

Beratungsschwerpunkte im IT-Sourcing
IT-Infrastruktur-Outsourcing, Application Management Outsourcing, Near- und Offshoring, Global Delivery Modelle, Sourcing Readiness Assessments

Kundenauswahl
Axel Springer, Daimler, DHL, E.ON, Lufthansa, Smartmove, Sunrise

Noch Fragen?

Sie haben Fragen oder Anregungen? Dann
sprechen Sie uns einfach an. Wir rufen Sie auch
sehr gerne zurück.

 

+49 6151 7873 180

 

Newsletter abonnieren

Sie sollten Ihre Email Adresse Bestätigen. Bitte checken Sie Ihre Emails.